Notatka prasowa jest jednym z podstawowych narzędzi działań PR. Pozwala poinformować zainteresowanych o nowościach, zmianach i bieżących wydarzeniach w firmie. Stworzenie jej nie jest trudne, jednak wymaga stosowania się do ustalonych zasad.
Co zrobić, aby zwiększyć szanse na publikację notatki? Jak ją napisać? O czym pamiętać? O tym wszystkim przeczytasz poniżej!
W tym artykule wyjaśniamy:
- Czym jest notka prasowa i do czego służy?
- Budowa notatki prasowej
- Notatka prasowa — dobre praktyki
- Notatka prasowa — najczęstsze błędy
Do czego służy notka prasowa?
Notatka prasowa to krótki artykuł, którego celem jest poinformowanie odbiorcy o konkretnym wydarzeniu z życia firmy lub organizacji.
Gotowe notatki dystrybuuje się, rozsyłając do redakcji oraz dziennikarzy różnorodnych portali, z których korzystają przedstawiciele naszych grup docelowych. Od tego, jak i o czym notatka prasowa została napisana, zależy czy dany serwis zdecyduje się ją wykorzystać.
Pisząc notatkę, należy pamiętać, że duża część wydawców traktuje materiał otrzymany od firmy jako jego finalną wersję. Jeśli notka przyciągnie ich uwagę i zostanie przekazana do publikacji, często nie jest już przekazywana do redakcji, korekty czy uzupełnienia. Oznacza to, że notatki prasowe należy pisać z największą starannością i skrupulatnie sprawdzać je przed rozesłaniem — w wielu przypadkach będą wizytówką Twojego biznesu w takiej formie, w jakiej sam je stworzysz.
O czy można napisać notatkę prasową?
Prawidłowo napisana notka prasowa powinna dotyczyć jednego, sprecyzowanego tematu. Nie ma tu miejsca na poruszanie powiązanych wątków. Dlatego, jeśli liczysz na publikację, opisz rzeczowo powód, od którego wyszedł pomysł na notatkę.
Przykładowymi tematami notki prasowej są:
- Otrzymanie przez firmę nagrody
- Zatrudnienie nowego, znanego w branży specjalisty
- Wypuszczenie nowego produktu
- Organizacja wydarzenia
Jeśli chcesz mieć pewność, że przekażesz wszystkie niezbędne informacje, przed rozpoczęciem pisania odpowiedz sobie na kilka pytań. Odpowiedzi pokażą Ci, co powinieneś umieścić w tekście — jeśli czegoś wśród nich nie ma, najprawdopodobniej nie jest potrzebne.
Oto pytania oraz odpowiedzi dla przykładowego tematu, jakim jest otrzymanie przez firmę nagrody:
- Co?, czyli opisywany temat
- Kto?, czyli nagrodzony i nagradzający
- Gdzie?, czyli miejsce, w którym została przyznana
- Kiedy?, czyli data przyznania nagrody
- Dlaczego?, czyli powód, dla którego firma została nagrodzona
- Jak?, czyli szczegóły opisywanego wydarzenia
Budowa notatki prasowej
Jak każda forma tekstowa, notatka prasowa charakteryzuje się specyficzną budową. Składa się z kilku elementów — dość oczywistych i nieskomplikowanych. Oto one wraz z rolami, które pełnią:
Data, która powinna znaleźć się na początku lub końcu notatki. Jej celem jest upewnienie odbiorcy, że ma do czynienia z aktualną treścią.
Tytuł, który zainteresuje najpierw dziennikarza odpowiedzialnego za publikację, a następnie czytelników. Powinien być jednocześnie intrygujący oraz rzeczowy, by skłonić jak najwięcej osób do dalszej lektury. Nie może być click baitem, za to powinien jasno informować, o czym jest cały tekst.
Lead, czyli wstęp, który w 2-3 zdaniach rozwinie temat zasygnalizowany w tytule. Musi w skrócie poinformować o najważniejszych aspektach wydarzenia, jednak nie zdradzać wszystkiego, aby czytelnik miał powód, aby czytać dalej.
Część właściwa, w której jest miejsce na bardziej szczegółowe omówienie zagadnienia. Zdradź czytelnikom kilka ciekawostek oraz fakty, które chcą poznać. Upewnij się, że wyczerpałeś temat, jednocześnie nie rozpisując się bardziej, niż wymaga tego przekazanie wszystkich informacji.
Informacje kontaktowe do osoby, która może odpowiedzieć na dodatkowe pytania, to ostatni element, który powinien znaleźć się w notatce prasowej.
Notatka prasowa — dobre praktyki
Napisanie informacji prasowej jest stosunkowo proste, jednak równie łatwo jest ją zepsuć. Warto stosować się do sprawdzonych, dobrych praktyk, aby uniknąć błędów.
Stosuj zasadę odwróconej piramidy
Tłumacząc w najprostszy sposób, zasada odwróconej piramidy to pisanie od ogółu do szczegółu.
W tytule oraz leadzie należy więc zawszeć najważniejsze informacje — tak, aby osoba, która nie będzie czytać dalej, poznała przynajmniej ten jeden, najistotniejszy fakt.
W rozwinięciu artykułu trzeba podać więcej detali, wciąż pamiętając o nadawaniu im właściwego priorytetu. Ciekawostki i najmniej ważne dla komunikatu elementy zostaw na sam koniec.
Stosowanie tej techniki pozwala zwiększyć szanse, że odbiorca zapamięta chociaż część komunikatu — nawet jeśli nie przeczyta notatki do końca.
Zadbaj o stronę wizualną
Notatka prasowa to rzeczowy i krótki tekst, zatem jego odbiór przez czytelnika jest stosunkowo łatwy. Niestety, dla wielu może wydawać się także nudny. Z tego powodu warto poświęcić więcej czasu na dopracowanie strony wizualnej notki prasowej.
Pierwszy aspekt to formatowanie. Tekst powinien być podzielony na akapity oznaczone podtytułami, najważniejsze informacje wyróżnione pogrubieniem, a cytaty kursywą.
Drugi element, który uatrakcyjni treść notatki to multimedia. Zdjęcia, grafiki i materiały video ułatwią czytelnikowi odbiór komunikatu.
Zleć korektę
Pod notatką prasową podpisuje się przedstawiciel Twojej firmy, a więc sam tekst staje się jej wizytówką. Jeśli chcesz, aby świadczyła o profesjonalizmie, zadbaj o bezwzględną poprawność językową. Nawet jeśli zlecasz jej napisanie profesjonalnemu copywriterowi, przekaż ją później do redakcji i korekty.
Daj komuś do przeczytania
Po długim czasie spędzonym nad tekstem dobrze pokazać go osobie ze świeżym spojrzeniem. Możliwe, że uda jej się zaproponować coś, co wzbogaci przekaz.
Notatka prasowa — najczęstsze błędy
Dobre praktyki to jedno — dobrze poznać także drugą stronę medalu, czyli najczęściej popełniane błędy. Świadomość, co można zrobić źle, pomoże Ci lepiej zrozumieć, jak powinna wyglądać prawidłowo skonstruowana notatka prasowa.
Zbyt wiele szczegółów
Notatka prasowa opowiada w zwięzły sposób o jednym, konkretnym wydarzeniu. Nie ma w niej miejsca na poruszanie powiązanych tematów, wplatanie nowych wątków ani przesadne wdawanie się w szczegóły. Jeśli chcesz opisać sprawę szerzej, zrób to na firmowym blogu lub w artykule sponsorowanym.
Zbyt duże zagłębianie się w szczegóły często skutkuje także innym błędem, którym jest…
Za długi tekst
Informacja prasowa ma być zwięzła i rzeczowa. Absolutnie nie powinna przekraczać 2 stron, a najlepiej, jeśli zmieści się na jednej.
Notka dotyczy zazwyczaj pojedynczego zdarzenia, więc nie ma potrzeby nadmiernie się rozpisywać.
Kontakt do niewłaściwej osoby
Osoba kontaktowa podana na końcu notatki prasowej powinna być dobrze zorientowana w opisywanej sprawie. To do niej będą zgłaszać się osoby zainteresowane rozwinięciem tematu — nie można narażać ich na rozczarowanie.
Brak obiektywizmu
Subiektywne lub reklamowe podejście do notatki prasowej to złe podejście. Odgrywa ona rolę informacyjną, dlatego należy dołożyć starań, by była napisana w sposób obiektywny, bez wartościowania ani chwalenia się.
To już wszystko, co musisz wiedzieć, aby móc zabrać się za pisanie swoich pierwszych notatek prasowych. Znajomość budowy oraz zasad tworzenia informacji prasowej pozwoli Ci stworzyć komunikat atrakcyjny zarówno dla czytelników, jak i dziennikarzy. Będzie kolejną cegiełką budującą wizerunek Twojej firmy.
